Het uitzetten van een online vragenlijsten is in principe eenvoudig maar vergt wel een goede planning en organisatie. Als je het proces onvoldoende overziet, kan de online survey wellicht nog wel eens meer schade aanrichten dan dat het oplevert voor zowel de respondenten als voor organisatie.
Projectorganisatie
Een goede afstemming tussen organisatie en onderzoekers/ facilitators van de online vragenlijst is essentieel voor een succesvol onderzoek met een hoge respons. Het is aan te raden om een projectgroep te vormen, waarin zowel mensen vanuit de eigen organisatie als de onderzoekers/ facilitators in zitten. Het traject van vormgeven en uitzetten van de lijst vergt keuzes. Daarbij moeten betrokkenen zich realiseren dat dat altijd gepaard gaat met het bepalen van de ruimte die iedere partij heeft. In andere woorden:
- hoe liggen de verhoudingen?
- Wie is de drijvende kracht aan beide kanten en
- hoeveel speelruimte heeft een ieder namens zijn/ haar achterban en te vervullen opdracht.
Maak een heldere planning voor het traject en bespreek ieders rollen en taken. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
Voor de voortgang is het ook belangrijk dat de projectleider voldoende mandaat heeft om beslissingen te kunnen nemen.
Commitment binnen de organisatie
Het is van belang dat er binnen de organisatie draagvlak is voor de vragenlijst, zowel bij management als bij medewerkers. Een formele ‘go’ vanuit de top van het bedrijf blijkt essentieel, maar is niet altijd voldoende om overal draagvlak in de organisatie te krijgen. Dat betekent dat (informele) afstemming met zowel leidinggevenden als medewerkers(vertegenwoordiging) van belang is.
Leidinggevenden hebben daarnaast nog een andere rol. Zij kunnen hun medewerkers enthousiasmeren en stimuleren om de vragenlijst in te vullen.